سناریوهایی که شیرپوینت در آن‌ها بهترین عملکرد را دارد

 

 شیرپوینت یک بستر همکاری بسیار موثر برای استفاده در سازمان‌ها در سراسرجهان است. دقیقا چه عواملی باعث می‌شود سازمان‌ها ازاین پلتفرم به سرعت استفاده کنند؟ بررسی ها نشان داده اند که بیشترین دلایل اتخاذ واستفاده ازاین پلتفرم شامل همکاری، مدیریت اسناد، اشتراک اسناد وخدمات اینترانت است. درادامه به مهمترین سناریوهایی پرداخته می‌شود که شیرپوینت درآن‌ها بهترین عملکرد را دارد:

مدیریت مجوز‌ها

با افزودن افراد به گروه‌های استاندارد کاری و گروه‌های پیش فرض مانند اعضا، بازدیدکنندگان و مالکان، می‌توانید به ان ها اجازه دسترسی به فایل‌ها واسناد را بدهید. بیشتر افراد را می‌توان به عضویت گروه‌های کاری سازمانی یا بازدیدکنندگان درآورده و تعداد افراد گروه مالکان و مدیران را محدود کرد. به کمک ابزار مدیریت شیرپوینت می‌توان برای مدیریت مجوزهای سرور داخلی و آفیس 365، یک کنسول واحد فراهم کرد. همچنین مدیریت مجوز شیرپوینت عمده و هدفمند را ساده می‌کند که باعث می‌شود کارمندان و مدیران کمترازکاردستی استفاده کنند وبیشتراین کارها بصورت اتوماتیک انجام می‌شوند. علاوه بر این، گزارش بررسی مجوزها و هرگونه نشت اطلاعات را پیدا می‌ نماید و این موضوع به شما کمک کرده از نقص داده‌ها جلوگیری و راه‌های امنیتی را تقویت کنید.

تنها با چند کلیک ساده می‌توان مجوزهای مجموعه سایت هدفمند را برای کاربران و گروه‌های خاص محیا کرد.همچنین می‌توانید مجوزها را برای سایت‌های فرعی، لیست‌ها و کتابخانه‌های اسناد و همچنین برای هر مجموعه سایت خاص اعمال و تمدید کرد.

مجوزهای کاربران یا گروه‌ها را به طور همزمان در یک مجموعه سایت یا در چند سایت می‌توان حذف کرد. همچنین می‌توانید مجوزهای منحصر بفرد اختصاص داده شده به زیرسایت های خاص، لیست ها یا کتابخانه های اسناد را برای هر مجموعه سایت خاص لغو کرد.

 مجوزهای مجموعه سایت‌ها، زیرسایت‌ها، لیست‌ها، کتابخانه های اسناد، اسناد و پوشه‌ها را می‌توان از یک کاربر یا یک گروه به یک کاربر یا گروه دیگر در یک رابط کاربری ساده و کارپسند انتقال داد.

درمجوزهای مجموعه سایت خود، از جمله مجوزهایی که به کاربران یا گروه های خاص، زیرسایت‌ها، محتویات و حتی مجوزهای اختصاص داده شده مستقیم یا از طریق گروه‌های شیرپوینت، می‌توانید دید کاملی داشته باشید.

ساختار اطلاعات

معماری یا ساختار اطلاعات یک سایت نحوه سازماندهی و ارائه اطلاعات در آن سایت که شامل صفحات وب، اسناد، لیست‌ها و داده های ان است را به کاربران سایت نشان می‌دهد. معماری اطلاعات اغلب به عنوان یک لیست سلسله مراتبی از محتوای سایت، کلمات کلیدی جستجو، انواع داده ها و سایر مفاهیم تعریف می‌شود. برای ایجاد معماری اطلاعات، باید اطلاعات ارائه شده در سایت را تجزیه و تحلیل نمود. معماری اطلاعات یک فرآیند یک باره نیست، بلکه یک روند مداوم است. وقتی نوبت به شیرپوینت می‌رسد، یک معماری اطلاعاتی که به خوبی تعریف نشده است می‌تواند منجر به مشکلات جدی مانند نشت اطلاعات شود. کلید ساخت معماری اطلاعات مناسب، برنامه ریزی درست در سازمان است. با تجربه مدرن در شیرپوینت، تکامل ساختار اطلاعات و پیمایش در آن‌ها بسیار آسان و سریع شده است. همه این‌ها به دلیل انعطاف پذیری بالایی است که با ساختار جدید سایت های هاب حاصل شده است. دلیل اینکه سازمان‌ها هنگام طراحی و تدوین معماری اطلاعات شیرپوینت خود باید هدفمند باشند، این است که محتوا در دسترس و قابل جستجو توسط کاربران باشد. این باعث افزایش همکاری کلی و پذیرش توسط کاربرانی می‌شود که از آفیس 365 یا شیرپوینت استفاده می‌کنند.

مدیریت اسناد

نسخه بندی اسناد: برای اطمینان از حفظ و نگهداری تاریخچه اسناد، نسخه بندی کتابخانه اسناد را می‌توان فعال کرد. این امکان، ردیابی تغییرات اسناد را ممکن ساخته و سازوکاری ارائه نموده، که به کاربران اجازه بازبینی نسخه‌های قبلی اسناد با جزئیات تغییرات قبلی را می دهد.

قرارداد نامگذاری کتابخانه اسناد و نامگذاری پرونده: کتابخانه های اسناد باید یک نام منطقی داشته باشند تا بتوانند از شیرپوینت به صورت شهودی استفاده کرده و از بارگذاری مطالب در مکان صحیح اطمینان حاصل شود. این امر باعث بهبود پذیرش و همکاری کاربران می‌شود. همچنین اطمینان از عدم وجود فاصله در نام‌های داخلی کتابخانه اسناد بسیار مهم است. توصیه می‌شود قراردادهای نام گذاری پرونده ها به صورت منطقی و کوتاه نامگذاری شوند تا اطمینان حاصل شود که محدودیت های طول URL رعایت شده اند. به شدت توصیه می‌شود از هیچ حرف خاصی در نام پوشه ها، نام پرونده ها و همچنین در نامه کتابخانه های اسناد استفاده نشود.

یک نوع محتوا در هر کتابخانه: برای جلوگیری از افزودن برچسب بر بارگذاری‌های انبوه، استفاده از یک نوع محتوا در هر کتابخانه می‌تواند باعث صرفه جویی در وقت شود. این بدان معنی است که سازماندهی محتوای توزیع شده در کتابخانه های مختلف شیرپوینت می‌تواند به کاهش زمان مورد نیاز برای برچسب گذاری اسناد در کتابخانه های مربوطه کمک نماید.

استفاده از فراداده به جای پوشه ها: برای نگهداری محتوا در کتابخانه‌های اسناد، می‌توان از پوشه ها استفاده نکرد زیرا این امر می‌تواند باعث ایجاد مشکلاتی از قبیل سو استفاده کاربران از اسناد، گم شدن اسناد در پوشه های تو در تو گردد و برای جستجوی محتوا در کتابخانه ها زمان بیشتری نیز لازم است. در روش استفاده از فراداده، برچسب گذاری به دلیل انعطاف پذیری بالا بسیار توصیه می‌شود. همچنین با استفاده از این روش شما می‌توانید موارد را با طبقه بندی های مختلف مشاهده کنید که عملکرد کتابخانه شما را غنی خواهد کرد. فراداده امکان مشاهده لیست پرونده های مختلف را فراهم می‌ نماید. این شیوه به شما امکان یافتن سریع محتوا، به همراه تولید گزارش های با کیفیت می دهد که با استفاده از ساختارهای پوشه ای کاملا غیر ممکن است.

شرکت تکران ارائه دهنده راهکارهای سازمانی و برندینگ است.