سناریوهای کاربردی Power Automate در SharePoint

 اکنون که با ماهیت Power Automate و مزایای آن در SharePoint آشنا شدیم، بیایید نگاهی به برخی از سناریوهای کاربردی آن در دنیای واقعی بیندازیم:

۱. خودکارسازی فرآیند تأیید اسناد

فرآیند تأیید اسناد در SharePoint اغلب شامل ارسال ایمیل به افراد ذیربط، جمع‌آوری تاییدیه‌ها و به‌روزرسانی وضعیت سند است. Power Automate می‌تواند این فرآیند را به صورت خودکار انجام دهد. برای مثال، زمانی که یک سند جدید به کتابخانه آپلود می‌شود، Power Automate به طور خودکار یک گردش کار را آغاز می‌کند که ایمیل‌هایی را برای افراد مورد نظر جهت تأیید ارسال می‌کند. پس از دریافت تاییدیه از همه افراد، Power Automate وضعیت سند را در لیست SharePoint به‌روزرسانی می‌کند.

۲. استخراج اطلاعات از فرم‌ها و به‌روزرسانی لیست‌ها

فرض کنید در SharePoint از فرم‌های سفارشی برای جمع‌آوری داده‌ها استفاده می‌کنید. Power Automate می‌تواند به طور خودکار اطلاعات ارسال‌شده از طریق فرم را استخراج کرده و آن‌ها را به لیست‌های مربوطه در SharePoint اضافه کند. این کار باعث صرفه‌جویی در زمان و کاهش خطاهای ناشی از ورود دستی داده‌ها می‌شود.

۳. ارسال اعلان‌ها بر اساس رویدادهای خاص

شاید بخواهید زمانی که یک سند خاص تغییر می‌کند یا یک آیتم جدید به یک لیست اضافه می‌شود، یک اعلان برای اعضای تیم ارسال شود. Power Automate به شما این امکان را می‌دهد تا بر اساس رویدادهای خاص در SharePoint، اعلان‌هایی را از طریق ایمیل، پیام کوتاه یا سایر روش‌ها ارسال کنید.

۴. ادغام با خدمات دیگر

Power Automate قابلیت ادغام با طیف وسیعی از خدمات مایکروسافت و سرویس‌های شخص ثالث را دارد. برای مثال، می‌توانید Power Automate را با Microsoft Teams ادغام کنید تا زمانی که یک سند خاص در SharePoint به‌روزرسانی می‌شود، در کانال مربوطه در Teams یک پیام ارسال شود.

اجزای اصلی یک گردش کار در Power Automate:

محرک (Trigger): رویدادی که باعث آغاز گردش کار می‌شود. برای مثال، آپلود یک فایل جدید در SharePoint، تغییر وضعیت یک آیتم در لیست یا دریافت یک ایمیل.

اعمال (Actions): وظایفی که در گردش کار انجام می‌شوند. برای مثال، ارسال ایمیل، به‌روزرسانی یک آیتم در لیست، ایجاد یک سند جدید یا اتصال به یک سرویس خارجی.

شروط (Conditions): تعیین مسیر گردش کار بر اساس شرایط خاص. برای مثال، اگر مقدار یک فیلد در لیست SharePoint بیشتر از یک عدد خاص باشد، یک مسیر خاص در گردش کار دنبال می‌شود.

حلقه‌ها (Loops): تکرار یک سری از اعمال تا زمانی که یک شرط خاص برآورده شود.

متغیرها (Variables): ذخیره و بازیابی اطلاعات در طول گردش کار.